Servicios Web

Fase 20 puede encargarse de la preparación, diseño y elaboración de la Web de su Congreso. Esta se crearía con contenido dinámico, lo que proporciona la posibilidad de rápidas actualizaciones y cambios del contenido de la misma. Además se incluye toda la información relativa al Congreso: comités, programa, sede, secretaría, información general, etc.

Fase 20 cuenta con un equipo de profesionales especializados en nuevas tecnologías y proponen a nuestros clientes servicios de análisis, estudio y planteamiento de soluciones globales.

Les proporcionamos desde la imagen a transmitir en una página Web corporativa, hasta la implantación de herramientas ERP de gestión integral de empresa, integradas con sistemas de comercio electrónico, sistemas de pago, conectividad, intranets, extranet, acceso remoto a sistemas de información, gestión y administración de las mismas.

Inscripción al congreso y eventos

Sus clientes podrán realizar las inscripciones, acompañantes y eventos, directamente por internet, de manera que podrá ahorrarse tiempo y trabajo. A la vez, conseguirá una mayor comodidad y un mayor rendimiento en la gestión de su evento.

Las inscripciones serán diferentes en función de cada congreso y cada congresista. Además, la aplicación reconocerá el coste total de todas las operaciones que realice el usuario. La aplicación permite tener un control total de toda la información que genera un congreso, de forma que podrá realizar modificaciones y cancelaciones en tiempo real sin ninguna complejidad.

El sistema de inscripciones permite el pago con tarjeta de crédito y realiza envíos automáticos de confirmaciones por email.

Reservas de Hotel On-line

Reservas de habitaciones independiente y en grupo para cada Congreso. Gestión de la disponibilidad de hoteles y habitaciones por parte del administrador de la aplicación.

El sistema realiza envíos de correos electrónicos automáticamente para informar al cliente del estado de su tramitación.

Comunicaciones On-line

Los participantes al congreso pueden enviar sus trabajos mediante el sistema de envío de comunicaciones on-line de la Web del congreso. Las comunicaciones quedaran almacenadas en la base de datos del congreso para futuras consultas de la comunicación.

El sistema además permite la corrección de las evaluaciones de forma On-line. Este sistema funciona de forma que se le asignan a cada evaluador un número de comunicaciones y mediante el acceso a su área personal puede evaluar las comunicaciones, aceptarlas o rechazarlas e incluirle comentarios.

Por último, cada usuario puede subir su póster en formato PPT mediante la aplicación, entrando en su zona personal una vez se haya aceptado su comunicación.

Ponemos a su disposición en la Web del congreso una serie de plantillas con la imagen del congreso para facilitar el trabajo a los usuarios.

Acreditaciones

Nuestro sistema de gestión integral de congresos le ofrece una gestión completa de acreditaciones para su evento. Las acreditaciones se diseñan con la imagen del congreso y se imprimen en alta calidad y en distintos soportes como tarjetas PVC o papel grueso troquelado.

Las tarjetas combinadas con nuestro sistema de control de acceso a salas nos permiten conocer la situación del congresista dentro del recinto para luego acreditar su asistencia. Tenemos varios sistemas que nos permiten seleccionar el más óptimo en función de la distribución de la sede y los requisitos del evento.

Control de Acceso

Los arcos de control de acceso son una plataforma multimedia modular totalmente ampliable basada en un software de gestión, terminales (Arcos de Control) y servidor central. Los Arcos son portátiles de fácil instalación que detectan el paso de las personas.

Su funcionamiento es muy sencillo: A cada participante se le entrega una acreditación con sus datos (Apellidos, Nombre, Tipo de asistente y Empresa e incluso, si es requerida, una fotografía al registrarse). El arco tiene un dispositivo que capta una señal de tarjeta, extrae la información y se la pasa al subsistema de procesamiento de datos. Para ello el asistente solo tiene que pasar por el arco.

Este sistema permite un control total sobre la asistencia y participación tanto al congreso como a las salas, así como a cualquier zona o punto de interés donde se desee controlar o conocer el impacto de asistencia: Sesiones acreditadas, almuerzos de trabajo, actividades restringidas, etc.

Cada tarjeta se puede preprogramar para dar permiso al asistente a acceder o no a la sala. De este modo, la luz del arco se encenderá verde o roja según tenga acceso o no respectivamente Este procesamiento puede extraerse mediante una base de datos en Excel admisible en cualquier ordenador. Con esto, por ejemplo, la Secretaría técnica a posteriori prepara la bbdd de personas que han conseguido por ejemplo la acreditación.

Aula Virtual de Pósters

Proponemos un sistema moderno para la presentación de pósters.

Pantallas táctiles que permiten la visualización, búsqueda y defensa de posters, de una forma dinámica y moderna.

Se complementa con la instalación de impresoras para que los congresistas puedan llevarlos a casa.

El sistema incluye una página Web propia donde el comunicante puede confeccionar su póster e incluirlo en la base de datos en cualquier momento por Internet y en su casa.

Este sistema acepta financiación externa ya que la página Web permanece disponible un año después del congreso para consultas.

El software incluye un programa de ayuda en la confección del póster.

Reserva de Mesas

Programa informático de reserva de mesas que informa en tiempo real de la situación de cada mesa: libre, completa o parcialmente reservada.

Proyectamos esta información en pantallas para facilitar la elección de los congresistas.

Señalización digital

Tenemos los últimos avances en señalización digital. El impacto visual de los grandes formatos nos permite atraer la atención del asistente para guiarlo en el congreso de manera eficiente y funcional: pantallas verticales táctiles para visualizar posters, tótems con pantallas HD para mostrar el programa del congreso, proyectores profesionales, video Wall, secretaria técnica con truss y pantallas formato "strech", pantallas para proyección, porta rótulos digitales, etc... desarrollamos nuestros propios sistemas actualizandolos y aplicandolos a los congresos. Estas nuevas incorporaciones técnologicas las ponemos a disposición de nuestros clientes de forma inmediata.

Estudio de TV (realización en directo)

Es un sistema integrador de imágenes y audio en tiempo real. El sistema funciona a través de un sistema de cámaras interconectadas, mediante las cuales se ofrece a los asistentes una vista con detalle de la intervención del ponente.

Así mismo comparten el plano de la proyección, la presentación (diapositivas), la imagen corporativa del evento y el primer plano del orador.

La aplicación que controla la Producción en Directo, así como su moderno hardware permite un alto grado de personalización, que va desde el cambio de imágenes programadas en intervalos de tiempo a imágenes alternativas en función de las necesidades de la charla que se esté realizando.

La aplicación tiene una novedad: el acceso a las grabaciones de dichas sesiones a través de la Web del propio evento. Con apenas un intervalo de pocas horas desde la realización de las actividades, se puede tener acceso a través de internet a los contenidos del Congreso. Esto permite que personas que no han podido asistir al congreso de forma presencial puedan verlos.

Webcast y Video Streaming

Ponemos a su disposición nuestros sistemas de grabación y producción en directo con Video Streaming o en diferido mediante WebCast para difundir por internet el contenido científico-técnico de su congreso.

La optimización de recursos y la calidad de emisión es lo más importante para nosotros. Por este motivo, nos centramos en las retrasmisiones en HD. Estas características descritas y nuestra experiencia en la gestión de congresos nos ponen en disposición de realizar congresos virtuales, donde todo el desarrollo del congreso se realiza por internet desde casa.

El ciclo de vida del congreso se cubre completamente con la inscripción, envío de comunicación, grabación o emisión en directo de las charlas o en diferido por WebCast, evaluación de las comunicaciones, realización de exámenes de evaluación de conocimientos y la emisión de certificados de acreditación.