Nuestro
equipo
Dirección:
Enrique Gil
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Enrique Gil
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Departamentos
Departamento de Inscripciones
- Recepción y control de las inscripciones del congreso.
- Trato personalizado con cada congresista.
- Emisión de listados.
- Preparación y entrega de la documentación del congreso el día D.
- Atención y resolución de todas las incidencias.
- Gestión de las nuevas inscripciones en la propia sede delcongreso.
- Envío personalizado del Certificado de Inscripción a cadacongresista para la justificación de su asistencia.
- Preparación y entrega del dossier de cierre del congreso con la liquidación de resultados económicos.
Departamento de I+D
- Diseño y desarrollo de nuevas aplicaciones tecnológicas.
- Instalar e implementar los sistemas informáticos en sede.
- Proyección de contenidos a pequeña, media y gran escala. Proyecciones FULL HD y en pantallas de gran formato.
- Sonorización de todo tipo de salas y auditorios con audio y sistemas de amplificación adaptados al evento.
- Producción y realización en directo en FULL HD con cuatro cámaras simultáneas y cabeza caliente de 6mtrs.
- Grabación, edición y postproducción de contenidos en FULL0 HD con herramientas profesionales.
- Iluminación adecuada al evento creando efecto corporativo y animaciones adecuadas al acto con cabezas móviles, barras de leds y wash.
- Pantallas de Video Wall y faldones de mesa presidenciales digitales, representando contenidos configurables por el cliente (Publicidad, logo, nombre del presentador etc.).
- Gestión de la señalización digital de todo el evento. Digital signage, monitores táctiles interactivos.
- Emisión en tiempo real y diferido de toda la producción vía streaming en HD compatible con cualquier dispositivo móvil o de escritorio.
- Almacenamiento y alojamiento de todas las grabaciones para su posterior visionado en servidores propios, con total gestión de accesos y permisos por los administradores del evento.
Departamento Científico
- Gestión de acreditación nacional y avales científicos.
- Reconocimiento de Interés Científico-Sanitario de actos de carácter científico.
- Programa científico: Gestión y actualización.
- Contacto y asistencia a ponentes.
- Gestión de necesidades y recursos para el desarrollo de las actividades.
- Apoyo al Comité Científico.
- Recepción y tramitación de comunicaciones online: Orales y Posters.
- Inscripción a talleres.
- Asistencias a las reuniones convocadas por el Comité Científico.
- Envío personalizado de los certificados: colaboración en el congreso, comunicaciones y acreditación de actividades científicas.
- Atención y resolución de incidencias de aspectos científicos, tanto en la preparación como en la ejecución del congreso.
- Asistencia lingüística en actividades internacionales.
Formación Online - Recursos Digitales
- Asesoramiento especializado en la toma de decisiones sobre que herramienta utilizar en función de la estructura del curso.
- Puesta en marcha de aplicaciones de formación en línea.
- Personalización de herramientas de Formación Online Propias.
- Usamos las últimas herramientas que nos proporcionan los leguajes de programación HTML5 y CSS3.
- Adaptamos nuestras herramientas al nivel de usuario que va a realizar el curso o congreso.
- Instalación, alojamiento, mantenimiento y personalización de CMS Moodle.
- Mantenimiento de la imagen elegida, y adaptación a los distintos elementos que el evento requiera durante su desarrollo: plantillas, papelería, boletines, circulares, certificados, tarjetas de acreditación, tickets… etc.
- Atención a todas las necesidades del cliente en cuanto a promoción.
- Presentación de Propuesta para la Señalización del evento.
- Elaboración de Programas, Libros de Comunicaciones para formato impreso o digital.
- Puesta en marcha del Proyecto de Señalización.
- Supervisión en sede de cumplimiento de objetivos y atención in situ de cualquier incidencia que pueda surgir.
Departamento de Protocolo
- Brindar asistencia y apoyo permanente en la gestión protocolaria.
- Contactar con las administraciones públicas para obtener apoyo institucional.
- Coordinar y supervisar el correcto desarrollo de los actos institucionales durante la ejecución de los mismos.
- Coordinar con los Gabinetes de Protocolo de las autoridades invitadas el correcto desarrollo del programa de protocolo y ordenación de invitados aplicando la legislación vigente según el tipo de acto.
- Elaborar el programa de protocolo, secuencias y cronograma de actividades para las autoridades invitadas y redactar los discursos oficiales.
- Preparar y extender invitaciones para los actos oficiales y posterior control de las confirmaciones. Elaborar y mantener actualizados los diferentes listados de invitados.
- Planificar la logística de invitados y asistencia a los mismos.
- Coordinar con el Gabinete de Prensa las diferentes acciones de difusión; organización de ruedas de prensa, redacción de notas de prensa, envío de convocatorias y contacto con los medios de comunicación.
- Proceder en la ornamentación y ambientación para el desarrollo de los actos.
- Envío de cartas de agradecimiento tras la finalización del congreso.
Departamento de Logística
- Envío y transporte Nacional e Internacional.
- Control y organización del material del Congreso.
- Control y organización del material de las Salas
- Control y organización del material y las necesidades de los ponentes.
- Organización y distribución del material de las Sociedades, Laboratorios y stand.
- Control, supervisión y organización de almacenes de las Secretarías Técnicas, Exposición comercial y Sociedades.
- Realización de seguros de Transporte.
- Control Inventarios.
- Montaje y desmontaje de Secretarías Técnicas, Dependencias y salas.
- Relaciones con empresas de mensajería, correos, etc…
- Realización de Dosieres Finales del congreso:
- Informes económicos.
- Estudio Asistencia Talleres.
- Programa científico.
- Programa Social.
- Marketing.
- Resúmenes Fotográficos.
- Control Promocional de los eventos:
- Realización Mailing masivos
- Relaciones con los departamentos de promoción turística de los Ayuntamientos y Diputaciones.
- Montaje espacios Promocionales.
- Compra y alquiler de material de Merchandising.
- Control del distinto material de los eventos.
- Asistencia y visitas a las sedes para ubicación de almacenes y dependencias, control horarios y espacios de carga y descarga.
- Realización de Presupuestos.
Departamento de Contabilidad
- Liquidaciones de todos los congresos.
- Control de facturas pendientes de cobro y reclamación.
- Pago a Ponentes.
- Pago a Proveedores, depósitos, prepagos, etc.
- Gestión de correos info y envío de circulares.
Departamento de Exposición Comercial
- Gestión de todas las colaboraciones del congreso (stands, patrocinio de actividades científicas, logística de ponentes patrocinados, … ).
- Tratamiento personalizado con todos los laboratorios/empresas para llevar a cabo dichas colaboraciones y facturación.
- Preparación de la presentación ante la industria del congreso. Elaboración del dossier comercial.
- Atención a los expositores los días del congreso.
- Emisión de informes con los detalles de todas las colaboraciones recibidas hasta el momento. Comparativas con años anteriores.
- Suministro de todo tipo de necesidades (mobiliario, audiovisuales, azafatas, … ) personalizado para cada laboratorio.
- Estudio de nuevas vías de financiación.
Secretarías Permanentes
- Asistencia personalizada para cubrir las necesidades especialmente del Presidente de la Junta Directiva y del resto de miembros ejecutivos.
- Gestión del cobro de cuotas de socios a través de domiciliación bancaria.
- Resolución de consultas, dudas y problemas que puedan surgirle al socio.
- Gestión completa de eventos, talleres, cursos, conferencias y demás actividades que se deseen realizar desde la Secretaría.
- Tramitación del cobro y pago de facturas emitidas y recibidas por la sociedad.
- Altas y bajas de socios.
- Elaboración de informes y certificados.
- Asistencia a reuniones de la sociedad, elaborando actas sobre el contenido de la misma.
- Gestión de becas y premios ofertados por la sociedad.
- Organización contable de ingresos y gastos, trimestrales, IVA y asistencia jurídica en caso de que se necesite.
- Gestión del contenido de la página web
- Difusión de noticias, actividades y asuntos concernientes a cada sociedad entre los socios.
- Mantenimiento de línea de contacto entre los miembros de la Junta Directiva.
Coordinación de congresos
- Liquidaciones de todos los congresos
- Control de facturas pendientes de cobro y reclamación
- Pago a Ponentes
- Pago a Proveedores, depósitos, prepagos, etc.
- Gestión de correos info y envío de circulares
Agencia de viajes
- Gestión, reserva y emisión de billetaje aéreo, ferroviario y terrestre.
- Gestión y reserva de alojamientos.
- Gestión de la logística de desplazamiento para los ponentes e invitados a los congresos.
- Organización de reuniones.
- Investigación y propuestas de sedes para congresos futuros.
- Creación de programa social en el marco de los congresos, restauración y actividades culturales.
- Organización y control de transporte colectivo.